Mängel erfassen, beheben und abnehmen

#Wann du einen Mangel anlegst

Ein Mangel beschreibt eine konkrete Abweichung, die behoben und anschließend geprüft werden muss. Er ist keine allgemeine Aufgabe und keine lose Notiz. Öffne Aufträge → Projekte, wähle das Vorhaben und klicke Mängel öffnen. Für einen technischen Anlagenmangel kannst du alternativ die Anlage in der Kundenakte öffnen und dort Mangel erfassen wählen. Werkstube übernimmt den Anlagenbezug und zeigt nur Projekte desselben Kunden an; die gewählte Anlage muss über ein aktives Projektobjekt oder einen Projektauftrag zum Projekt gehören.

1. Fund erfassen

   Wähle Projekt, Titel, Kategorie und Schwere. Ergänze Ort, Beschreibung, Verantwortlichen und Frist.
2. Veröffentlichen und zuweisen

   Prüfe den Entwurf. Erst Veröffentlichen macht den Mangel zum aktiven Vorgang. Eine Zuweisung verlangt einen Grund und kann eine Frist setzen oder ändern.
3. Behebung dokumentieren

   Der Verantwortliche beginnt die Bearbeitung und lädt Vorher-, Zwischenstands- oder Nachher-Fotos hoch. Die Bilder bleiben mit Prüfsumme und Aufnahmezeit dem Mangel zugeordnet.
4. Unabhängig abnehmen

   Nach Zur Prüfung vergleicht eine berechtigte Person die Nachweise. Sie gibt die Behebung frei oder lehnt sie mit einem Grund ab.

#Status verstehen

• Entwurf ist noch nicht veröffentlicht und kann vorbereitet werden.
• Offen wartet auf Bearbeitung oder Zuweisung.
• Zugewiesen besitzt eine verantwortliche Person und optional eine Frist.
• In Bearbeitung wird gerade behoben.
• Zur Prüfung wartet auf die fachliche Abnahme.
• Behoben wurde mit dokumentierter Prüfung abgeschlossen.
• Abgelehnt bedeutet, dass die eingereichte Behebung nicht genügt; der Ablehnungsgrund bleibt sichtbar.
• Ungültig ersetzt kein Löschen. Dubletten oder irrtümliche Meldungen bleiben mit Begründung im Verlauf.

Normale Statuswechsel lassen sich nicht überspringen. Jeder Wechsel speichert Akteur, Zeitpunkt, Kommentar oder Grund und die entstandene Version. Anlagenbezogene Mängel erscheinen zusätzlich in der vollständigen Anlagenhistorie und lassen sich von dort direkt wieder öffnen.

Mängel aus einer Plan- oder Fotomarkierung zeigen zusätzlich den gebundenen Annotationsstand. Wie Pins, Maße und Versionen funktionieren, erklärt Pläne und Fotos markieren.

#Mängel aus Tagebuch, Formular oder Markierung

Mängel können aus drei nachvollziehbaren Quellen gestartet werden. Der jeweilige Einstieg öffnet den bestehenden Mängel-Drawer und übernimmt den Kontext, damit Projekt, Auftrag, Objekt und Anlage nicht erneut gesucht werden müssen:

• Im Tagebuch führt Als Mangel weiterverfolgen von einem passenden Eintrag in den Drawer. Der Eintrag bleibt als Quelle Tagebuch mit seiner Quell-ID gespeichert; der Eintragstext wird als Titel vorgeschlagen.
• Bei einer finalen Formular-Submission erscheint mit dem Recht Mängel erfassen und veröffentlichen die Aktion Mangel aus Formular erstellen. Die Submission bleibt unveränderlich; der neue Mangel wird als Entwurf angelegt und trägt Quelle Formular sowie die ID des Protokolls. Entwürfe oder noch nicht finalisierte Formulare bieten diese Aktion nicht an.
• Bei einem Pin in einem Projektplan oder -foto ist Mangel aus Pin anlegen verfügbar, wenn sowohl Mängel erfassen und veröffentlichen als auch Annotationen anlegen vorhanden sind. Der Mangel wird in einem atomaren Vorgang mit Quelle Annotation angelegt. Ein erneuter Versuch derselben Annotation — etwa nach Timeout oder Doppelklick — verwendet dieselbe Anforderungs-ID und erzeugt deshalb keinen zweiten Mangel.

In allen drei Fällen prüfst du Titel, Beschreibung, Schwere, Frist und Nachweispflicht im Drawer, bevor du den Entwurf speicherst. Die Herkunft bleibt im Mangel sichtbar und im Verlauf nachvollziehbar.

#Nachweise und Vier-Augen-Abnahme

Aktiviere Behebung verlangt Nachweis, wenn vor der Prüfung mindestens ein Nachher- oder Prüffoto vorhanden sein muss. Mit Vier-Augen-Abnahme dürfen weder der Ersteller noch der eingetragene Verantwortliche die eigene Behebung freigeben.

Nachweisbilder werden nicht in den Mangel eingebettet. Sie liegen im privaten Werkstube-Dateispeicher und sind über die Dokumentenakte verknüpft. Beim Abschluss erhält jeder Nachweis die im Betrieb hinterlegte Aufbewahrungsfrist. Eine gesetzliche oder vertraglich nötige längere Aufbewahrung geht vor.

#Fristen und Benachrichtigungen

Fristen erscheinen direkt am Mangel. Läuft eine Frist bald ab oder ist sie überschritten, benachrichtigt Werkstube den Verantwortlichen beziehungsweise den Betrieb. Für dieselbe Frist und Eskalationsstufe entsteht nur eine Benachrichtigung. Eine bewusst geänderte Frist startet die Überwachung für den neuen Zeitpunkt.

Die Filter Überfällig und Abgeschlossene einblenden helfen bei der täglichen Kontrolle. Fristüberschreitung ändert den Fachstatus nicht automatisch.

#Sicher mit Externen zusammenarbeiten

Mit Extern erzeugst du für genau einen Mangel einen zeitlich begrenzten, mit Einmalcode geschützten Link. Der Empfänger sieht nur den freigegebenen Mangel und keine anderen Projektinhalte. Er kann die Bearbeitung beginnen, Vorher-, Zwischenstands- oder Nachher-Fotos hochladen, die Behebung zur Prüfung einreichen und Rückfragen stellen. Prüfung und endgültige Freigabe bleiben intern.

Das Portal akzeptiert JPEG-, PNG-, WebP- und HEIC-Bilder bis 15 MB. Vor dem Speichern prüft Werkstube Dateityp, tatsächliche Größe und SHA-256-Prüfsumme. Der Nachweis wird erst danach in die Mangelakte übernommen. Abgebrochene oder veränderte Uploads erscheinen deshalb nicht als gültiger Nachweis. Wiederholtes Bestätigen desselben Vorgangs erzeugt keinen doppelten Eintrag.

Widerrufe eine nicht mehr benötigte Freigabe im Kundenportal. Eine Projektbeteiligtenrolle allein erteilt niemals automatisch Zugriff.

#Native Außendienst-App: offline erfassen und synchronisieren

In der nativen Außendienst-App stehen zugewiesene Aufträge und die dafür freigegebenen Daten offline zur Verfügung. Notizen, Zeiten, Materialvorgänge und Fotos werden verschlüsselt auf dem Gerät vorgemerkt. Die Eingabe bleibt auch nach dem Schließen und erneuten Öffnen der App erhalten. Ein verbindlicher Abschluss, eine Abnahme oder eine Unterschrift benötigt weiterhin eine Online-Verbindung.

Fotos lassen sich vor Ort über die systemeigene Foto-/Kameraauswahl erfassen. Sie werden zunächst lokal verschlüsselt gespeichert und anschließend in wiederaufnehmbaren Teilen übertragen. Erst nach vollständiger Übertragung und Prüfung der SHA-256-Prüfsumme erscheint das Foto als gültiger Nachweis am Vorgang.

Unter Mehr → Synchronisation zeigt die App Offline, Synchronisiert oder die Zahl der zu prüfenden Konflikte. Ein Konflikt entsteht, wenn der verbindliche Serverstand seit der Offline-Erfassung geändert wurde. Die App überschreibt dann weder den Serverstand noch sendet sie die lokale Eingabe automatisch erneut. Öffne den Konflikt, vergleiche aktuellen Stand und lokale Eingabe und erfasse die gewünschte Änderung bewusst mit der aktuellen Basis neu. Solange Änderungen oder Fotos als vorgemerkt angezeigt werden, darf die App nicht gelöscht oder ihr lokaler Speicher zurückgesetzt werden.

#Bericht und strukturierter Export

Wähle ein Projekt und klicke Bericht. Werkstube lädt einen paginierten PDF-Mängelbericht und eine CSV-Datei mit derselben Auswahl herunter. Beide enthalten Nummer, Status, Schwere, Verantwortlichen, Frist, Ort und Nachweisanzahl. Die CSV eignet sich für Übergabe und weitere Auswertung; der unveränderbare Detailverlauf bleibt in Werkstube.

#Berechtigungen

• Mängel ansehen erlaubt Listen, Details, Verlauf und Bericht.
• Mängel erfassen und veröffentlichen erlaubt neue Meldungen und Entwürfe.
• Mängel zuweisen erlaubt Verantwortungs-/Friständerungen und Ungültigerklärungen.
• Mängel bearbeiten erlaubt Bearbeitungsstatus und Nachweise.
• Behebungen prüfen erlaubt Freigabe, Ablehnung und Wiedereröffnung.
• Mängel extern freigeben benötigt zusätzlich das Portalrecht zum Veröffentlichen.

Trenne Bearbeitung und Prüfung in den Gruppenrechten, wenn der Betrieb Vier-Augen-Abnahmen verbindlich nutzt.