Arbeitszeit erfassen und freigeben

▧Originalbild aus Werkstube folgt

Screenshot der zentralen Werkstube-Ansicht „Arbeitszeit erfassen und freigeben“ mit den im Artikel beschriebenen Bedienelementen.

#Zeit mit der Stempeluhr erfassen

Über Einstellungen → Betriebsmodule kann eine berechtigte Person die Arbeitszeiterfassung für den gesamten Betrieb ein- oder ausschalten. Beim Ausschalten bleiben vorhandene Zeiten und Zeitkonten gespeichert, sind aber bis zum erneuten Aktivieren nicht erreichbar und es können keine neuen Zeiten gebucht werden.

Öffne Arbeitszeit in der Hauptnavigation beziehungsweise unter Team → Arbeitszeit. Wähle bei Bedarf einen Auftrag und klicke auf Einstempeln. Während die Erfassung läuft, kannst du eine Pause starten und wieder beenden. Mit Ausstempeln wird der Eintrag als Entwurf gespeichert.

Pro Person kann immer nur eine Stempeluhr gleichzeitig laufen. Erneutes Klicken oder ein wiederholter Netzwerkaufruf erzeugt deshalb keine zweite Buchung.

#Terminal und NFC-Tag verwenden

Unter Einstellungen → Arbeitszeit → Terminals & Tags können Personen mit Regelwerke verwalten ein bereits registriertes Gerät als Terminal freischalten und NFC-Tags anlegen. Der Token eines neuen Tags wird nur einmal gezeigt. Übertrage ihn deshalb direkt auf den Tag und bewahre ihn nicht in einem frei zugänglichen Dokument auf.

Ein Tag kann fest einem Auftrag, einem Arbeitspaket, einem Termin oder einem Kunden zugeordnet werden. Bei der Einstellung Beim Scan: eindeutigen aktuellen Termin ableiten setzt Werkstube nur dann automatisch einen Termin, wenn für die stempelnde Person genau ein passender laufender Termin gefunden wird. Bei mehreren oder keinem passenden Termin musst du die Zuordnung in der Arbeitszeit prüfen; Werkstube wählt nicht stillschweigend einen anderen Kunden oder Auftrag aus.

Zum Sperren eines verlorenen oder nicht mehr verwendeten Tags beziehungsweise Terminals ist eine Begründung erforderlich. Die Sperre wirkt sofort. Bereits erfasste Zeiten bleiben unverändert nachvollziehbar.

#Arbeitszeit nachtragen

Über Zeit nachtragen erfasst du Beginn, Ende, Pause und optional einen Auftrag. Der Nachtrag bleibt zunächst ein Entwurf. Prüfe die berechnete Nettozeit und reiche ihn anschließend ein.

Im Expertenmodus kannst du die freigegebene Nettozeit zusätzlich auf Tätigkeit, Arbeitspaket, Kostenstelle und Auftrag aufteilen. Die Summe der Allokationszeilen muss exakt der berechneten Nettozeit entsprechen; die Standard-Stempeluhr bleibt davon unberührt.

#Pausen und Zeitkonto

Die Detailzeile zeigt erfasste und gegebenenfalls vorgeschriebene Pausen. Ist die hinterlegte Mindestpause länger als die erfasste Pause, verwendet Werkstube für die Berechnung die Mindestpause und weist darauf hin.

Das Zeitkonto zeigt für den laufenden Monat:

• die freigegebene Nettozeit
• die dazugehörige Sollzeit
• den daraus entstehenden Saldo

Bei einem abgeschlossenen Vormonat wird dessen geprüfter Endsaldo als Übertrag im Folgemonat ausgewiesen. Ist, Soll, Periodendifferenz, Korrekturen und Übertrag bleiben als einzelne Zeitkontobewegungen nachvollziehbar.

Entwürfe und noch nicht entschiedene Einträge verändern das Zeitkonto nicht.

Die Detailzeile zeigt außerdem die verständliche Herleitung: Rohzeit, Rundung, erfasste und angerechnete Pause, Nettozeit, Sollzeit und Saldo. Nacht-, Sonntag-, Feiertags- und Mehrarbeitsminuten werden nach der am Arbeitstag gültigen Regelversion getrennt ausgewiesen. Warnungen, zum Beispiel eine fehlende Mindestpause, bleiben am Ergebnis sichtbar.

Zuschlags- und Lohnkategorien sind nur mit Zuschlagsdetails ansehen sichtbar. Personen mit Eigene Arbeitszeit ansehen oder Teamzeiten ansehen erhalten weiterhin Nettozeit, Sollzeit und Saldo, aber ohne Zuschlagsminuten, Überstundenkategorien, Warnungen oder erläuternde Herleitung. Das gilt ausdrücklich auch für die eigene Zeit. Auch in Freigaben, Regelvorschauen und Ereignisdetails blendet Werkstube dieselben geschützten Angaben aus.

Die Berechnung arbeitet mit dem tatsächlichen Zeitpunkt und dem hinterlegten Regel-Zeitraum. Dadurch werden Sommer- und Winterzeit sowie Grenzen über Mitternacht eindeutig behandelt.

Feiertage werden über eine versionierte Feiertagsbasis in den Regelwerken geführt. Änderungen an einer späteren Kalender- oder Regelversion ändern keine bereits berechnete Zeit. Akzeptierte Abwesenheiten werden beim Erfassen als Regelgrundlage festgehalten, damit die Sollzeit auch später nachvollziehbar bleibt.

Eine freiwillig aktivierte Standorterfassung ist kein Ersatz für die Zeiterfassung. Sie speichert nur einen kurzen, betrieblich begründeten Nachweis, wenn die Betriebsregel dafür aktiv ist. Ist die Standortfreigabe abgelehnt, nicht verfügbar oder unplausibel, wird die Arbeitszeit trotzdem gespeichert.

Über Monat einreichen kannst du offene Entwürfe eines Monats gemeinsam zur Prüfung einreichen. Ein wiederholter Klick oder ein unterbrochener Netzwerkaufruf erzeugt keine zweite Einreichung.

#Zeiten prüfen und freigeben

Personen mit dem Recht Arbeitszeiten prüfen und freigeben sehen den Reiter Freigaben. Eine Freigabe bucht den Saldo genau einmal. Ist ein Auftrag zugeordnet, übernimmt Werkstube die Nettozeit außerdem einmalig in dessen Ist-Kosten.

Bei einer Ablehnung ist eine Begründung Pflicht. Die betroffene Person sieht den Hinweis am Eintrag, kann die Angaben prüfen und erneut einreichen.

Niemand kann die eigene Arbeitszeit freigeben oder ablehnen – auch nicht mit administrativen Rechten. So bleibt das Vier-Augen-Prinzip erhalten.

#Freigegebene Zeiten korrigieren

Eine Korrektur ersetzt den ursprünglichen Eintrag erst mit ihrer Freigabe. Bis dahin bleibt die bereits freigegebene Zeit wirksam. Wird die Korrektur abgelehnt, verändert sich weder das Zeitkonto noch die Lohn- oder Auftragsauswertung.

Bei der Freigabe bucht Werkstube ausschließlich die Differenz zum ursprünglichen Eintrag. Die ursprüngliche Buchung und die Gegenbuchung bleiben dadurch einzeln prüfbar. Eine Korrektur muss im selben Abrechnungsmonat liegen.

Der Korrekturgrund und jede Zustandsänderung bleiben in der Ereignishistorie des Eintrags erhalten. Freigegebene Werte werden nicht überschrieben.

#Monat abschließen

Personen mit Regelwerke verwalten können den eigenen Monat im Zeitkonto oder die Mitarbeitermonate unter Freigaben → Monatsabschlüsse verbindlich abschließen. Vorher müssen alle laufenden, offenen und eingereichten Zeiten entschieden sein. Werkstube schreibt anschließend Zeitkonto, Sollzeit und die für die Lohnabrechnung vorgemerkten Werte in einem unveränderlichen Abschlussstand fest.

Nach dem Abschluss sind neue Buchungen und Korrekturen für diesen Monat gesperrt. Der angezeigte Prüfwert macht den gespeicherten Abschlussstand eindeutig nachvollziehbar.

Für die Lohn- und Auftragsauswertung zählen ausschließlich freigegebene Werte. Jede Freigabe erzeugt die Lohnbewegung und die Ist-Kosten des Auftrags höchstens einmal; Entwürfe und abgelehnte Zeiten werden nicht exportiert.

Die Lohnbewegungen werden an den eingerichteten Lohnanbieter übergeben und anschließend gegen dessen Rückmeldung abgeglichen. Bis ein Anbieter die Übernahme bestätigt, gilt eine vorbereitete Übergabe nicht als abgerechnete Lohnperiode.

#Rechte

Die Arbeitszeiterfassung verwendet getrennte Rechte:

• Eigene Arbeitszeit ansehen und Eigene Arbeitszeit erfassen für Stempeluhr, Nachträge und das eigene Zeitkonto
• Teamzeiten ansehen und Arbeitszeiten freigeben für die Freigabewarteschlange
• Regelwerke verwalten für betriebliche Regeln und administrative Erfassungen
• Zuschlagsdetails ansehen für sensible Nacht-, Sonn-/Feiertags-, Mehrarbeits- und Zuschlagsdetails

Vergib nur die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe tatsächlich benötigt.