Microsoft 365 verbinden

Werkstube funktioniert vollständig ohne Microsoft-Konto. Mit der Verbindung kannst du ausgewählte Outlook-Kalender abgleichen und bewusste Dateikopien zwischen Werkstube, OneDrive und SharePoint übertragen.

#Vor dem Einrichten

Du brauchst:

• das Recht Microsoft 365 verwalten;
• ein Microsoft-365- oder Outlook-Konto, das du mit Werkstube verbinden darfst;
• für einen Kalenderabgleich einen Outlook-Kalender und einen Werkstube-Kalender;
• für Dateien Zugriff auf den OneDrive- oder SharePoint-Ordner.

Das Microsoft-Mailkonto muss zuerst unter Einstellungen → Mail & Absender vorhanden sein. Fehlt es dort, öffne Einstellungen → Mail & Absender, füge ein Microsoft-365-/Outlook-Konto hinzu und melde dich im Microsoft-Fenster an. Danach kehrst du zu Einstellungen → Microsoft 365 zurück.

#Verbindung einrichten

1. Microsoft 365 öffnen

   Gehe zu Einstellungen → Microsoft 365.
2. Konto auswählen

   Wähle das Microsoft-Mailkonto aus, das für Kalender oder Dateien verwendet werden soll.
3. Bereich verbinden

   Klicke je nach Bedarf auf Kalender verbinden oder Dateien verbinden. Kalender und Dateien werden getrennt freigegeben.
4. Microsoft-Anmeldung bestätigen

   Melde dich im Microsoft-Fenster mit dem richtigen Konto an und bestätige die angeforderten Rechte.
5. Rückkehr prüfen

   Kehre zu Werkstube zurück. Der jeweilige Bereich muss als verbunden angezeigt werden, bevor du ihn verwendest.

Du kannst nur den Bereich verbinden, den du wirklich brauchst. Eine Kalenderverbindung erlaubt keinen Dateizugriff und umgekehrt.

#Outlook-Kalender abgleichen

Öffne Einstellungen → Microsoft 365 → Kalender. Für eine neue Verknüpfung wählst du die Kalender aus und klickst auf Kalender verknüpfen.

Klicke danach auf Jetzt abgleichen. Prüfe anschließend im verknüpften Werkstube-Kalender, ob ein neuer oder geänderter Termin korrekt angezeigt wird.

#Gleichzeitige Änderungen

Wenn derselbe Termin in beiden Kalendern geändert wurde, zeigt Werkstube den Konflikt an. Wähle bewusst:

• Werkstube behalten, wenn die Version in Werkstube maßgeblich sein soll;
• Outlook übernehmen, wenn die Microsoft-Version maßgeblich sein soll.

Prüfe danach den Termin in beiden Kalendern erneut. Ein Abgleich ersetzt keine fachliche Prüfung des Termininhalts.

#OneDrive- und SharePoint-Dateien

Dateien werden bewusst als Kopie übertragen. Eine Datei wird dadurch nicht automatisch dauerhaft in beiden Systemen synchron gehalten.

#Microsoft-Datei in Werkstube übernehmen

1. Werkstube-Dokument öffnen

   Öffne den Kunden, Auftrag oder Vorgang und rufe das gewünschte Dokument auf.
2. Microsoft 365 wählen

   Klicke im Dokument auf Microsoft 365 und wähle die verbundene Microsoft-Verbindung.
3. Ablage öffnen

   Wähle unter Bereich Mein OneDrive oder Mit mir geteilt / SharePoint. Navigiere durch die Ordner; mit Zurück und Neu laden aktualisierst du die Ansicht.
4. Kopie übernehmen

   Wähle die Datei aus, klicke auf Ausgewählte Microsoft-Datei als Werkstube-Kopie übernehmen und danach auf Übernehmen.

#Werkstube-Dokument nach Microsoft kopieren

Öffne dasselbe Dokument-Menü, wähle den Zielordner und klicke auf Werkstube-Dokument in den geöffneten Ordner kopieren. Bestätige anschließend mit Kopie ablegen. Die Kopie erhält ihren eigenen Dateistand; Änderungen an einer Kopie werden nicht automatisch zurückgeschrieben.

#Verbindung trennen

Unter Einstellungen → Microsoft 365 kannst du Bereiche einzeln trennen:

• Kalender trennen beendet den Abgleich der ausgewählten Kalender.
• Dateien trennen beendet den Dateizugriff.
• M365-Zusatz trennen beendet die zusätzliche Microsoft-365-Verbindung, sofern sie separat eingerichtet wurde.

Bereits übertragene Kopien bleiben in Werkstube erhalten. Nach dem Trennen werden keine weiteren Kalenderänderungen übernommen. Wenn der Zugriff vollständig entzogen werden soll, entferne Werkstube zusätzlich aus den verbundenen Apps deines Microsoft-Kontos.

#Prüfung nach der Einrichtung

Die Einrichtung ist vollständig, wenn:

1. der benötigte Bereich unter Einstellungen → Microsoft 365 als verbunden angezeigt wird;
2. ein Testabgleich mit Jetzt abgleichen erfolgreich durchläuft;
3. eine Testdatei am erwarteten Ort als Kopie erscheint;
4. die Datenschutz- und Abgleichrichtung zu deinem Arbeitsablauf passen.

#Häufige Fehler

#Offizielle Microsoft-Hilfe

• Microsoft-Hilfe zu Outlook-Kalendern
• Microsoft-Hilfe zu OneDrive
• Microsoft-Hilfe zu SharePoint