Shops & Zahlungen verbinden

Unter Einstellungen → Shops & Zahlungen legst du eine Verbindung zu einem Shop oder Zahlungsanbieter an. Eingehende Aufträge und Zahlungsereignisse werden in Werkstube anschließend zur Prüfung angezeigt. Du entscheidest selbst, was übernommen wird.

#Aktueller Funktionsumfang

In der Auswahl können PayPal, Shopify, Amazon, eBay und WooCommerce angezeigt werden. Das Anlegen einer Verbindung und die Prüfung bereits eingegangener Daten sind verfügbar.

Für den aktuellen Stand gilt:

• Direkte Live-Autorisierung, automatischer Live-Abgleich, Katalogveröffentlichung und echte Rückerstattungen aus Werkstube: Kommt bald.
• Amazon und eBay: Live-Verarbeitung kommt bald. Wenn sie in der Auswahl erscheinen, bedeutet das noch nicht, dass Aufträge oder Zahlungen live verarbeitet werden können.
• Auf dieser Einstellungsseite gibt es keinen Schritt, mit dem du eine automatische Ereignisübermittlung beim Anbieter einrichtest. Eine angelegte Verbindung allein sorgt deshalb nicht für laufende Aktualisierung.

Nutze die vorhandenen Prüf- und Vorschaufunktionen, bis die Live-Funktion für deinen Anbieter in deiner Umgebung freigegeben ist.

#Voraussetzungen

Du brauchst je nach Aufgabe eines oder mehrere dieser Rechte:

• Commerce-Verbindungen verwalten zum Anlegen und Ändern einer Verbindung;
• Shop-Aufträge prüfen und übernehmen für eingehende Aufträge;
• Shop-Zahlungen abgleichen für Zahlungsereignisse;
• Shop-Katalogänderungen veröffentlichen für Katalogänderungen, sobald diese Funktion verfügbar ist;
• Shop-Zahlungen erstatten für Rückerstattungen, sobald die Live-Funktion verfügbar ist.

Außerdem benötigst du:

• ein Konto beim ausgewählten Shop oder Zahlungsanbieter;
• die Shop-, Händler- oder Kontoreferenz, die der Anbieter verwendet;
• einen von der Administration bereitgestellten sicheren Zugangsverweis, falls der Anbieter ihn verlangt.

#Verbindung anlegen

1. Einstellungen öffnen

   Gehe zu Einstellungen → Shops & Zahlungen.
2. Anbieter wählen

   Wähle unter Anbieter den Shop oder Zahlungsanbieter aus.
3. Verbindung beschreiben

   Vergib einen Anzeigenamen, an dem Mitarbeitende die Verbindung erkennen.
4. Externes Konto zuordnen

   Trage unter Externe Kontoreferenz die Shop-ID, Händler-ID oder Mandantenreferenz ein, die der Anbieter vorgibt. Hier gehört kein geheimer Schlüssel hinein.
5. Zugang hinterlegen

   Wenn ein sicherer Zugang benötigt wird, trage den bereitgestellten sicheren Zugangsverweis ein und vergebe eine verständliche Bezeichnung. Der eigentliche geheime Wert wird nicht in der Verbindung angezeigt.
6. Speichern

   Klicke auf Verbindung anlegen.

Nach dem Speichern zeigt die Verbindung ihren Status und, sofern vorhanden, unterstützte Aktionen, letzten Abgleich sowie offene Prüfungen an. Sync stößt nur dann einen Abgleich an, wenn die Live-Funktion für diese Verbindung bereits freigegeben ist. Mit Pausieren oder Fortsetzen steuerst du, ob die Verbindung weiter verarbeitet werden darf. Secret setzen ersetzt den hinterlegten Zugang, ohne die Verbindung neu anzulegen.

#Wenn eine Voraussetzung fehlt

• Kein Anbieter auswählbar: Prüfe zuerst deine Berechtigung. Ist der gewünschte Anbieter trotzdem nicht vorhanden, ist er in dieser Umgebung nicht freigeschaltet; eine eigene Einrichtung ist dann nicht möglich.
• Kein sicherer Zugangsverweis vorhanden: Bitte die Administration, den Zugang über den vorgesehenen sicheren Weg zu hinterlegen. Kopiere geheime Schlüssel nicht in die Kontoreferenz.
• Verbindung bleibt inaktiv: Prüfe Status, letzten Fehler und ob die Verbindung pausiert ist. Bei nicht verfügbarer Live-Funktion gilt: Kommt bald.
• Du startest aus einem Auftrag ohne Verbindung: Kehre zu Einstellungen → Shops & Zahlungen zurück oder nutze den dort angebotenen Einrichtungslink. Der Auftrag kann erst geprüft werden, wenn Daten eingegangen sind.

#Shop-Aufträge prüfen und übernehmen

Öffne Einstellungen → Shops & Zahlungen → Shop-Auftragsprüfung. Wähle einen eingegangenen Auftrag und öffne die Prüfansicht.

1. Zuordnung lesen

   Vergleiche externe Kundendaten, Werkstube-Kunde, Positionen, Mengen, Preise, Versand und Steuerangaben in der Mapping-Vorschau.
2. Unklare Fälle dokumentieren

   Trage bei Bedarf eine Begründung / Prüfnotiz ein. So bleibt nachvollziehbar, warum du eine Entscheidung getroffen hast.
3. Entscheidung treffen

   Klicke auf Übernehmen, Zurückstellen oder Ablehnen.

Zurückstellen lässt den Auftrag offen, wenn eine Information fehlt. Ablehnen beendet die Prüfung für diesen Eingang; prüfe vorher die Begründung. Auch nach Übernehmen solltest du den Werkstube-Auftrag fachlich kontrollieren.

#Zahlungen abgleichen

Im Bereich Shop-Zahlungen siehst du die eingegangenen Zahlungsereignisse. Für einen Abgleich:

1. öffne das Zahlungsereignis;
2. trage die Rechnungs-ID der bereits vorhandenen Werkstube-Rechnung ein;
3. trage den Betrag ct in Cent ein, also zum Beispiel 1299 für 12,99 €;
4. klicke auf Zahlung abgleichen.

Die Rechnung muss bereits existieren; der Abgleich erzeugt sie nicht automatisch.

Die Schaltfläche Refund anfordern ist in der Oberfläche sichtbar. Eine echte Rückerstattung beim externen Anbieter aus Werkstube ist im aktuellen Stand jedoch Kommt bald. Starte keine Rückerstattung erneut, wenn der Anbieterstatus unklar ist; kläre den Vorgang zuerst beim Anbieter.

#Katalog und Bestand

Unter Katalog- und Bestandsvorschau kannst du eine Änderung vorab beurteilen. Wähle Verbindung, Objekt (Produkt, Preis oder Bestand), Externe Artikel-ID, Feld, Alter Wert, Vorgeschlagener Wert, Richtung und bei Bedarf einen Grenzwert. Klicke auf Vorschau erzeugen.

Die Vorschau zeigt, welche Änderung betroffen wäre. Mit Audit-Hinweis veröffentlichen ist die vorgesehene Aktion für die Veröffentlichung; die echte Live-Übertragung zum Anbieter ist im aktuellen Stand Kommt bald, sofern deine Umgebung sie nicht ausdrücklich freigeschaltet hat.

#Prüfung und Fehlerbehebung

Unter Sync-Läufe prüfst du die letzte Verarbeitungsposition, Versuche, Begrenzungen und Fehlermeldungen. Unter Verarbeitungsstatus siehst du offene Prüfungen, fehlgeschlagene Eingänge und noch nicht verarbeitete Ausgänge.

#Offizielle Hilfe der Anbieter

• Shopify: Webhooks und Benachrichtigungen
• WooCommerce: Webhooks
• PayPal: Webhooks

Die Herstellerseiten erklären die jeweilige Konto- und Ereigniseinrichtung. Welche Schritte in Werkstube verfügbar sind, erkennst du an den Aktionen und Statusfeldern auf der Seite Shops & Zahlungen.