Mehrsprachige Dokumente

#Grundprinzip

Werkstube trennt Layout, Systembegriffe und eigene Inhalte. Ein Dokumentdesign wird deshalb nicht für jede Sprache kopiert. Überschriften, Spaltennamen, Summen, Datums- und Zahlenformate stammen aus einem geprüften, versionierten Sprachkatalog. Eigene Texte wie Einleitung, Schluss und Positionsbeschreibungen werden je Inhalt übersetzt.

Aktuell stehen zur Verfügung:

• Deutsch · Deutschland (de-DE)
• Englisch · Vereinigtes Königreich (en-GB)

Die Mehrsprachigkeit ist ein zusätzlich freizuschaltender Funktionsumfang. Der deutsche Standard bleibt ohne Zusatz erhalten.

#Kundensprache festlegen

Öffne die Kundenakte und wähle unter Korrespondenzsprache den Standard des Kunden. Neue Angebote, Rechnungen, Arbeitsscheine und Lieferscheine übernehmen diesen Wert. Im einzelnen Dokumententwurf kannst du ihn abweichend wählen.

Die Sprache gehört zum Dokumentstand. Nach Versand beziehungsweise Festschreibung lässt sie sich nicht mehr ändern. Eine neue Kundenpräferenz schreibt ältere Belege daher nicht um.

#Eigene Inhalte übersetzen und prüfen

Bei einem englischen Entwurf zeigt der Abschnitt Dokumentsprache, welche kundenspezifischen Inhalte noch fehlen. Für jeden Inhalt gilt:

1. Englischen Text als neue Version speichern.
2. Den Entwurf fachlich prüfen.
3. Die geprüfte Version freigeben.
4. Vollständigkeit des Dokuments erneut prüfen.

Unter Einstellungen → Übersetzungen verwaltest du zusätzlich wiederverwendbare Betriebs- und Designtexte. Übersetzungen verwalten und Übersetzungen fachlich prüfen sind getrennte Rechte.

#Vollständig übersetzen oder Fallback bestätigen

Ein unvollständiges Dokument kann nicht versendet oder festgeschrieben werden. Du hast zwei bewusste Möglichkeiten:

• fehlende Inhalte übersetzen und freigeben
• den deutschen Quelltext ausdrücklich als Fallback bestätigen

Ein bestätigter Fallback wird im Dokument sichtbar ausgewiesen. Werkstube mischt Sprachen nicht unbemerkt. Die gewählte Sprache, Katalogrevision, freigegebenen Texte und Fallback-Felder werden beim finalen Dokument unveränderlich gespeichert.

#PDF, E-Mail und Kundenportal

PDF, Versandnachricht und freigegebene Karte im Kundenportal verwenden denselben Sprachstand. Englische Dokumente formatieren Eurobeträge, Mengen und Daten passend zu en-GB. Der Kundenportal-Eintrag zeigt Belegart, Status, Aktionen und Beträge in derselben Sprache.

Die Sprache der lesbaren Rechnung verändert keine Steuerbeträge und keine E-Rechnungsregeln. ZUGFeRD, XRechnung, Steuerentscheidung, Rundung und Validierung bleiben ein eigener, unveränderlicher Vertrag des Belegs.

#Dokumentdesign prüfen

Im Design-Editor wählst du neben Vorschau die Sprache DE oder EN. Werkstube übersetzt dort nur bekannte Systembegriffe. Frei formulierte Betriebstexte bleiben sichtbar unverändert, bis du eine geprüfte Übersetzung hinterlegt hast. Prüfe vor der Freigabe besonders:

• lange Überschriften und Spaltennamen
• Seitenumbrüche
• Einleitungs- und Schlusstexte
• Steuer- und Zahlungsinformationen
• sichtbare Fallback-Hinweise